Blog: Snel to the point komen als je vergadert? (Zelforganiserende teams)

Je kent het wel: je hebt het heel erg druk en moet nog een hoop doen. Je hebt geen tijd voor een vergadering en eigenlijk ook geen zin. Of je bent moe en dan moet je weer naar die ellenlange vergadering waar iedereen heel lang uitweidt over van alles en nog wat. En eigenlijk wil je naar huis met de benen op de bank. Als je een Check-In doet kun je snel en gefocust met elkaar aan de slag.

Door: Sandra Bouckaert, trainer

Wat is een Check-In?
Een methode uit Deep Democracy (the Lewis Method) om:

• Een vergadering gefocust te starten
• Te horen wat iedereen belangrijk vindt voor de vergadering
• Te kunnen zeggen wat jij belangrijk vindt en daarin gehoord te worden
• Te horen hoe iedereen erbij zit zodat je rekening kunt houden met anderen (niet alleen wat werk betreft, maar ook als er bijvoorbeeld thuis iets aan de hand is waardoor je soms wat ongeconcentreerd bent) Door de Check-In win je verderop in de vergadering tijd, omdat snel duidelijk wordt wat jullie als team willen en belangrijk vinden in het overleg.

Wat is het niet?
Een gesprek. Als iemand praat luisteren de anderen. Er wordt niet op elkaar ingegaan, gereageerd, er worden geen vragen gesteld. Voor veel teams moeilijk, maar de meeste mensen ervaren het als heel prettig om ononderbroken te kunnen zeggen wat ze belangrijk vinden.

Hoe doe je een Check-In?
Er zijn altijd één tot drie vragen. Voorbeelden:

• Hoe zit je erbij, hoe gaat het?
• Hoe vind je de samenwerking gaan?
• Waar wil je besluiten over nemen vandaag als je naar de agenda kijkt?
• Wat wil je toevoegen aan de agenda?
• Welke onderwerpen hebben voor jou absolute prioriteit vandaag om van gedachten over te wisselen met je collega’s?
   

 Wat is de rol van de voorzitter?

De voorzitter legt eerst de spelregels uit en start dan zelf met de vragen te beantwoorden. Dan is het team aan de beurt om in te checken. Dat doen we ‘popcorn style’: ieder praat wanneer hij of zij de beurt wil nemen, dus niet het rijtje af. Dat heeft als voordeel dat je beter naar de anderen kunt luisteren.
De voorzitter luistert neutraal, zonder vragen te stellen of erop in te gaan. Als voorzitter bewaak je dat anderen dit ook niet doen. Aan het einde vat de voorzitter samen en vraagt of iedereen zich gehoord voelt.
Hou als voorzitter je eigen Check-In kort en krachtig, meestal heb je niet veel vergadertijd en je wilt niet de halve vergadertijd inchecken. Je kunt mensen voor de Check-In even in stilte laten nadenken over de vragen zodat ze kort en krachtig kunnen formuleren.

Probeer het eens uit bij een volgende teamvergadering, je zult zien dat het je veel oplevert!