Blog: Omgaan met werkdruk (Burn-out voorkomen)

Hoe gaan jij en je manager om met werkdruk? Ik weet niet of je het herkent, maar voor een manager (of soms ook collega) is het vaak lastig te zien dat de werkdruk bij een medewerker te hoog is. Het is niet op je voorhoofd af te lezen. Als het wel af te lezen is, namelijk als je aangeeft dat je grenzen bereikt zijn, dat taken niet afkomen, etc, dan wordt er niet altijd wat aan gedaan.

Dat hier niet altijd wat aan gedaan wordt kan heel frustrerend zijn. Een reden hiervoor kan zijn dat de manager zelf ook op “overlevingsstand” staat. Dan is het lastig om samen in alle rust te gaan zitten om overzicht te krijgen. Daar is namelijk geen tijd voor… zie hier de kettingreactie waar een hele afdeling in terecht kan komen. Als afdeling is daar veel aan te doen.

Loyale medewerkers gaan bij hoge werkdruk harder werken, langer doorwerken in de avonden en pakken het weekend erbij om “rustig de stukken door te lezen waar ze doordeweeks niet aan toe komen”. Als dit in alle rust gaat, lukt dat meestal ook nog wel, maar veelal heeft het een tweeledig nadeel:

1. De medewerker loopt op zijn tenen, de accu raakt op en uiteindelijk wordt hij ongelukkig of burn-out (in die volgorde).
2. De manager heeft niet door dat er te veel op het bordje van de medewerker ligt want “alles lukt toch?, alles komt toch af?”. Ze heeft niet door dat dat komt doordat de medewerker met heel veel moeite al die ballen in de lucht houdt en daarmee over zijn eigen grenzen heen gaat. Kortom de manager ziet (nog steeds) niet waar de grenzen van de medewerker liggen.

(Te lang) loyaal zijn en blijven buffelen heeft dus ook zo zijn nadelen.

In hoeverre is werkdruk objectief te meten?
Het aantal uren dat je in je werk steekt om alle taken die op je bordje liggen af te krijgen, zou je op kunnen tellen en kunnen vergelijken met het aantal uren die in je contract staan. De overuren zouden kunnen betekenen dat je meer taken hebt dan tijd om die taken te realiseren, een strakke objectieve maat voor werkdruk. Je kunt echter daar heel veel discussie over hebben, want hoe gaat iedereen met zijn tijd om? Is iedereen even efficiënt in die uren? En hoe erg is het als je overwerkt? “De één piept sneller dan de ander”, zeggen managers vaak. TNO geeft een objectieve maatstaf voor een organisatie: als meer dan 5% van alle medewerkers aangeeft last te hebben van werkdruk, dan heeft de organisatie een probleem (en niet alleen de medewerker).
Een deel van de werkdruk zal echter altijd subjectief blijven: het hangt af van wie je bent, wat de (emotionele) belasting is, je efficiëntie, je werktempo, de kwaliteitswensen, de hoeveelheid fouten die je moet repareren door jezelf, het systeem of andere afdelingen, etc. 

Dit wil echter niet zeggen dat je er als medewerker en manager niets aan kunt doen.

Wat kun je doen aan werkdruk?
Als medewerker en manager kun je dus iets doen met werkdruk. Met name mag de medewerker vaker leren aangeven dat niet alles afkomt, en welke taken hij wanneer kan afronden. Ook is het belangrijk te vragen welke van de taken prioriteit krijgt als je merkt dat niet alles gaat lukken.
Als de medewerker aangeeft dat er te veel op het bordje ligt, dan betekent dit nog niet dat er werk weggehaald hoeft te worden of er extra formatie gecreëerd moet worden. De medewerker kan erg geholpen zijn met het ordenen van het werk, het samen prioriteren van taken en het maken van keuzes.
Wat ook helpt is coaching door de manager bijvoorbeeld op hoe de medewerker email afhandeling beperkt kan houden, hoe de medewerker grenzen kan aangeven naar collega’s van andere afdelingen die steeds binnenlopen, hoe zij efficiënter met taken kan omgaan, etc.
Echter… er is een moment waarop dat niet meer helpt omdat bijvoorbeeld de manager zelf de benodigde vaardigheden ook niet in huis heeft of als de medewerker tegen het randje van overspannenheid aanzit en de rust niet meer vindt en alleen maar bezig is alle ballen in de lucht te houden.

Als coaching on the job niet meer helpt…
Dan is er meer nodig. In dit artikel “Uitval – de nachtmerrie van iedere manager” kun je lezen wat er nodig is om medewerkers binnenboord te houden. Je kunt er lezen hoe je preventief met werkdruk en signalen van medewerkers kunt omgaan, zodat uitval voorkomen wordt. Stuur het dus door aan je manager, deel het met zoveel mogelijk managers.
Het artikel is geschreven om direct praktische handvaten te geven voor op het werk, dat zoveel mogelijk managers in Nederland en België hier voordeel van kunnen hebben. Ik heb het artikel samen geschreven met Faroshia Berggraaf van Emoworks, om opnieuw te benadrukken dat de (emotionele) vaardigheden van een manager cruciaal zijn bij het voorkomen van uitval of uitputting op de afdeling.