Tool: Afspraken vastleggen op het Plan van aanpak
Hoe zorg je ervoor dat plannen ook echt worden uitgevoerd? In het Plan van aanpak noteer je wat er moet gebeuren, wie dat gaat doen en wanneer het af moet zijn. Zo zijn afspraken niet langer vrijblijvend en dat helpt!
Wat is het Plan van aanpak?
Het Plan van aanpak is een formulier waarop je plannen voor verbetering vastlegt. Het formulier heeft ruimte voor het noteren van 4 stappen: het probleem, de oplossing, de actie en de evaluatie. Download gratis het Plan van aanpak (pdf).
Hoe gebruik je het Plan van aanpak?
Je signaleert een probleem en bedenkt een mogelijke oplossing. Vervolgens pak je het Plan van aanpak erbij en vult de 4 stappen in:
- Probleem: Noteer wat er aan de hand is en wat de oorzaak is.
- Oplossing: Noteer wat er aan het probleem gedaan kan worden.
- Actie: Noteer wat eraan het probleem gedaan gaat worden, wanneer dat gebeurt en wie dat doet.
- Evaluatie: Noteer of het probleem goed is opgelost en zo niet, waarom niet.
Je kunt het Plan van aanpak op verschillende manieren gebruiken, bijvoorbeeld als geheugensteuntje om kleine problemen op te lossen. Je kunt het ook uitstekend gebruiken om tijdens een vergadering afspraken duidelijk vast te leggen, of als hulpmiddel bij het stellen van SMARTI doelen.
Het Plan van aanpak invullen
Het Plan van aanpak kun je gratis downloaden als pdf. Je slaat het formulier op op je eigen computer. Vul het formulier in (je kunt er gewoon in typen), ga naar ‘opslaan als’ en geef het bestand een unieke naam of nummer. Het ingevulde formulier kun je mailen naar de mensen die aan de slag gaan met het verbeterpunt. Eventueel kun je het formulier ook uitprinten en overhandigen. Kun je het formulier niet openen op jouw computer? Download dan eerst Adobe Reader. Dit is een gratis programma waarmee je pdf-bestanden kunt lezen.
Waarom gebruik je het Plan van aanpak?
Met het Plan van aanpak leg je taken, verantwoordelijkheden en de planning vast. De gemaakte afspraken zijn zo voor iedereen duidelijk en niet meer vrijblijvend. Dit is een goede stimulans om de verbeterpunten ook echt uit te voeren.
