Blog: Werkdruk – individueel of als team oplossen? (Zelforganiserende teams)

1 op de 3 werknemers geeft aan last te hebben van werkdruk. Het besef bij organisaties dat zij iets moeten doen aan de werkdruk is groter geworden, ook vanuit kostenoogpunt. De jaarlijkse verzuimkosten gerelateerd aan burn-out worden begroot op 1,8 miljard euro! (bron: CBS, TNO en ArboNed)

Echter… de aanpak van werkdruk en stress is vaak op het individu gericht en niet op het team; de médewerker moet leren omgaan met werkdruk. Begrijp me niet verkeerd: dit is zeker van belang. Een medewerker zal moeten leren grenzen te herkennen en respecteren van zichzelf, want er overheen gaan, geeft uiteindelijk klachten.

Het is echter een misverstand dat de werkdruk zich volledig zou oplossen als de werknemer zijn grenzen beter bewaakt; werkdruk zit namelijk niet alleen tussen de oren van de medewerker, maar is ook geworteld in het team en de hele organisatie; de werkprocessen, de cultuur, etc.

Werkdruk vraagt om reflectieve vragen van het team aan zichzelf

Wat doen wij waardoor de werkdruk zo hoog is? Door welk mechanisme vallen er zoveel mensen om? Hoe maken we ons team preventieproof? Welke werkprocessen of omgangsvormen kunnen beter?

Wat gaat er mis? 

Er gaat vaak nog een hoop mis:

• De medewerker gaat ervan uit dat anderen in het team goed kunnen inschatten wanneer het werk te veel is voor hem of haar. Dat is niet zo. Collega’s zijn met hun eigen werk bezig en zij kijken vanaf een afstand naar jouw werk. Mensen onderschatten standaard de hoeveelheid werk die er aan een klus vast zit, vooral bij anderen.
  Je neemt vaak niet de nodige korte overlegjes, denktijd, bijkomende taken, email uitwisseling, afdelingsoverleggen of andere overkoepelende taken die tijd vragen, mee in het inschatten van tijd.Omdat collega’s jouw werkdruk dus niet goed kunnen inschatten, zal je daar zelf helder over moeten communiceren. Niet door te zeggen: “Het is me allemaal te veel” (dit kan overigens wel, maar als je dit zegt, zit je waarschijnlijk tegen overspannenheid aan), maar bijvoorbeeld door aan te geven: “Ik kan deze opdracht op me nemen, maar dan zal ik iets anders moeten laten vallen” (consequentie aangeven) of “het gaat me vandaag niet lukken, maar wel overmorgen” (alternatief aanbieden).
• Een ander misverstand is dat collega’s in je team er vanuit gaan dat jij het wel aangeeft als het te veel is. Zolang iemand niet ‘piept’, zal het wel goed gaan. Dat piepen is lang niet altijd het geval. Sommige mensen zijn namelijk erg loyaal aan de doelen van het team, ze zijn zo plichtsgetrouw dat ze alles wat er in het team moet gebeuren of afgesproken is, voor het team doen. Of ze zijn bang voor de consequenties (dat het team teleurgesteld zal zijn, dat ze een negatief stempel krijgen). Dus voor iedereen in het team blijft het belangrijk om een medewerker te stimuleren te blijven aangeven wanneer de werkdruk te hoog is.
  Overigens als iemand ‘piept’ dan wil het nog niet zeggen dat anderen het altijd serieus nemen. Collega’s gaan er soms van uit dat als ‘we het er even over hebben’, het dan wel weer gaat. Ze vergeten als team maatregelen te nemen, zoals het samen onderzoeken van de oorzaken van de werkdruk los van de persoon zelf (want voor je het weet gaat alleen hier de focus op liggen), het weghalen van taken of het structureel nadenken over het werkproces.
  Daarnaast blijkt dat iedereen het prettig vindt als een medewerker loyaal, plichtsgetrouw, hardwerkend, precies en ambitieus is. Het team en de organisatie varen er wel bij. Vaak is het een dilemma: iedereen stimuleren om het aan te geven als ze te veel werkdruk ervaren of de medewerkers die altijd “ja” zeggen extra werk geven omdat zij zoveel goed werk verzetten? Voor de teamdoelen is het belangrijk dat er geleverd wordt. Toch blijft het belangrijk om ook de subtielere signalen van elke medewerker (ook de schijnbaar gezonde) serieus te nemen, om te voorkomen dat medewerkers afhaken (of ziek worden) omdat ze niet gehoord worden.

Wat wel werkt:

Binnen het team kijken welke aspecten van het werkproces preventie en vitaliteit bevorderen en welke aspecten werkdruk of stress opleveren. Alleen al hiermee valt veel aan motivatie, productiviteit, creativiteit en goed teamgevoel te winnen.

Dus: ga hier eens samen met je team naar kijken. Het kan zomaar wat werkdruk verminderen en een hoop werkplezier opleveren! Zou fijn zijn!