Blog: Check-In/Check-Uit: samen op reis tijdens de vergadering (Zelforganiserende teams)

In mijn vorige blog ‘Snel to the point komen als je vergadert?’ beschrijf ik hoe je met een Deep Democracy methode (the Lewis Method) gefocust aan de slag kan bij de start van een vergadering. Misschien heb je het inmiddels uitgeprobeerd om te beginnen met een Check-In en heb je gemerkt dat het ervoor zorgt dat de vergadering gemakkelijker en efficiënter verloopt? In dit blog geef ik nog wat handige vervolgtips.

Tips

• Als veel mensen weinig of niets zeggen tijdens een Check-In kan het zijn dat het nog niet veilig genoeg is voor mensen om zich uit te spreken. Dan kun je dit benoemen en vaak komt er dan een gesprek op gang wat weer nieuwe informatie geeft. Als je collega’s stil blijven dan weet je dat er wellicht veel niet gezegd wordt en kun je eens nadenken over wat er aan de hand zou kunnen zijn. Het geeft je informatie over de sfeer, de eventuele spanningen en de energie in je team.
• Het kan ook wel eens zijn dat collega’s emotioneel worden. Geef de betreffende persoon de ruimte en gelegenheid zich te uiten en ga er niet meteen bovenop springen met troostende woorden of vragen. De meeste mensen vinden dat helemaal niet prettig. Een emotie gaat meestal na één of enkele minuten weer weg en misschien zegt diegene iets belangrijks wat bij meerdere mensen in de groep leeft. Daar moeten jullie het dan mogelijk eens over hebben.
• Je kunt een Check-In kort doen als je weinig vergadertijd hebt: geef aan dat het belangrijk is dat iedereen die iets wil zeggen voldoende tijd krijgt, maar dat je wel wil vragen bewust te zijn van de tijd. Zeg: ‘we hebben 10 minuten om in te checken’.

Iedereen is ingecheckt en dan? 

Na de Check-In kun je:

• Een goed gesprek hebben met elkaar over knelpunten in het werk of de samenwerking aan de hand van de opmerkingen tijdens de Check-In
• Overgaan op een bestaande agenda en de agendapunten die werden genoemd in de Check-In toevoegen of agendapunten schrappen of doorschuiven naar de volgende vergadering
• Een agenda bouwen als je nog geen agenda had

Check-Uit

Eindig het overleg met een Check-Uit. In een Check-Uit kun je terugkijken op hoe je de vergadering vond gaan, wat werkte en wat niet. Je kunt ook vragen wat mensen achter willen laten en wat ze mee willen nemen. Als de vergadering emotioneel was kunnen mensen daardoor gemakkelijker de overgang maken naar werk of naar een andere activiteit. Een Check-Uit is even belangrijk als een Check-In en werkt hetzelfde als de Check-In:

• Stel één tot drie vragen
• Het is geen gesprek, maar een delen met elkaar
• Start wederom zelf als voorzitter
• Ook nu gebruik je ‘popcorn style’
• Luister neutraal en stel geen vragen